🏁 Calculer son foodcost
🎬 1ere étape : Calculer le montant de ses achats du mois.

Il ne s’agit pas des achats payés sur le mois, mais bien des achats commandés ET livrés.
Ceux qui ont servi à la production de la période.

Comment récupérer ces données ?
Que vous passiez vos commandes par téléphone📞, par mail 📧, avec le commercial sur un bout de comptoir ou sur l’application de commandes en ligne, peu importe ce qui compte, c’est la livraison 🚚.
Le BL (bon de livraison) est votre référence !

Il est donc impératif pour vous de :
– vérifier les BL lorsque vous réceptionnez la livraison
– notifier tous les écarts de quantités et/ou de prix
– conserver ces BL pour les ressortir à la fin du mois

👉 N’hésitez pas à demander à vos fournisseurs des BL valorisés afin d’avoir tous les prix d’achats sur ces documents si précieux.

Si vous avez recours à des achats de dépannages, type cash & carry, un petit saut à la supérette du coin, etc, gardez les tickets de caisse et factures.

Le dernier jour du mois est passé, vous avez fait votre inventaire (dans le meilleur des cas), il est temps de vous poser 20 minutes (oui si vous avez tout bien rangé, ça suffira) avec tous vos BL et tickets de caisse !

Soit, vous faites les comptes à la main, calculette et stylo ou excel pour les plus geek.
Vous pouvez investir dans un outil, par exemple, Coopeo pour automatiser cette tâche, qui vous apportera d’autres bénéfices.
Ou bien entendu, sous-traiter ou déléguer.

Peu importe les moyens, c’est le résultat qui compte.
Et le résultat attendu est simplement de connaitre le montant HT de vos achats du mois.

Par expérience, nous savons chez Up’timise – Conseils en Achats qu’une bonne gestion des approvisionnements (différents des achats ) permet aux opérationnels de prendre seulement 20 minutes par mois pour consolider le volume des achats.

Et surtout cela fait gagner 2 points de marge en moyenne. 

🎬 2ᵉ étape : Faire son inventaire

Vous savez grâce à la première étape combien vous avez dépensé le mois passé pour vos achats 👏
Vous pouvez rapporter ce montant sur votre chiffre d’affaires et avoir un foodcost théorique, c’est déjà pas mal.
Mais, ce dernier sera incomplet, car vous avez probablement acheté de la marchandise qui est encore dans vos stocks, qui n’a pas été consommée et donc vendue.
De la même façon que vous avez dû consommer de la marchandise achetée le mois d’avant ou plus tôt encore.

Oui, avons le – valoriser ses stocks, c’est laborieux 😬 !

Si vous n’avez pas d’outil, comme Adoria, par exemple, c’est une tâche complexe, qui prend du temps et pas très fun qui plus est.

Comment savoir si ce paquet de sucre date de ce mois-ci ou du précédent et combien on l’a payé ?
Comment savoir combien coûte ce carton presque vide de cabillaud surgelé, il reste combien de filets d’ailleurs ?
J’ai acheté des œufs liquides chez deux fournisseurs différents à deux prix différents, je ne sais pas qui m’a vendu quoi, c’est le même produit.

Bref, l’inventaire n’a rien pour lui, si ce n’est de vous donner une valeur précise de votre rentabilité de la période étudiée. Et ça, c’est quand même important, non ?

Alors, si vous souhaitez mettre en place un véritable suivi de votre foodcost, vous allez devoir :
– définir une période « calme » pour faire un inventaire initial, idéalement en début de mois 📅
– renseigner tous vos articles dans un fichier excel ou dans un outil de gestion payant, mais qui vous fera gagner beaucoup de temps après ⏳
– nommer tous vos articles par une dénomination générique et leur attribuer une unité de stock et une unité de prix.

Par exemple :
🧈Beurre Doux / Stocké à la pièce de 250g et acheté au kilo
– renseigner un prix moyen d’achat ou le dernier prix connu en face de chaque ligne.

Nous sommes plutôt favorables au prix moyen pondéré chez Up’timise – Conseils en Achats, mais pour cela, il faut idéalement avoir une mercuriale et connaitre ses prix d’achats.

Une fois que votre base de données est prête :
– renseigner la quantité en stock en début de période
– et la quantité en stock en fin de période

Et la formule magique pour calculer le foodcost ???

🪄 Valeur de stock initial + achats – valeur de stock finale / CA

Tadam !!! Non sans mal, vous avez votre foodcost réel 🫠.

Vous manquez de temps pour faire tout ça, vous ne savez pas dans quel outil investir ? 
Dans notre accompagnement en structuration et optimisation des charges, nous vous aidons à mettre en place les process adaptés à votre organisation.

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