L’objectif de l’audit achats est d’avoir une vision d’ensemble de votre organisation , à un moment T. 

Celle ci permettra d’élaborer un plan d’optimisation. 

Comment se déroule au audit ?

 1. Etat des lieux

La première étape consiste à comprendre votre fonctionnement. Pas de jugement, pas de justification, uniquement des constats. 

• Comment fonctionnez- vous aujourd’hui ?
• Qui fait quoi ? à quel moment, par quel moyen ? 
• Combien dépensez-vous ? 
• etc… 

Exemple : Audit sur les frais généraux pour une société de télécom avec un siège social et plusieurs agences en France

Je constate que chaque agence a ses propres contrats de fonctionnement (nettoyage, gardiennage, électricité, etc… ). 

Les achats de téléphones portables, de véhicules pour les collaborateurs ou encore de copieurs et imprimantes sont faits soit par le siège soit par l’agence, pas de règle. 

2. Cartographie des achats

Une fois tous ces constats faits, il faut les pondérer, les mesurer. 

Pour cela il existe plusieurs outils achats dont : 

*La méthode ABC qui permet de classifier les fournisseurs par catégorie. Cela a du sens quand l’entreprise est de taille importante et qu’elle a de nombreux fournisseurs dans différents domaines. 

*La matrice de Kraljic permet de classifier les familles d’achats en fonction de leur impact stratégique et financier. 

Revenons à notre cas pratique :

• Autant de prestataires de nettoyage que d’agence pour un montant qui se chiffre au global à plusieurs centaines  de milliers d’euros annuel.
• Les dépenses de téléphonie, véhicules, systèmes d’impression ne sont pas aussi importantes que ce que le client pensait. Mais d’une agence à l’autre ce sont souvent les mêmes opérateurs et loueurs qui interviennent sans aucune harmonisation des conditions. Et puis c’est surtout une sacrée perte de temps pour les équipes sur site qui gèrent cela. 

3. Définition des besoins 

C’est l’étape la plus difficile car c’est le moment de prendre de la hauteur, de quitter ses idées reçues et ses habitudes. 

De quoi avez-vous vraiment besoin ? 

La réponse du client audité  : 

• Faire gagner du temps aux directeurs d’agences qui se sont transformés en gestionnaires fournisseurs 
• Réduire nos charges fixes qui augmentent chaque année → on ne maîtrise pas ! 

Et oui, après avoir fait l’état des lieux et la cartographie des dépenses, souvent on prend conscience de ce qui fonctionne et de ce qui doit être améliorer. 

Ici le client s’aperçoit que toutes ces dépenses annexes qu’il a “laissé vivre » sont finalement celles lui font perdre beaucoup de temps et sur lesquelles il n’a aucune maîtrise. 

4. Elaboration d’un plan d’optimisation

Pour chaque sujet, les pistes à étudier, les économies potentielles et le calendrier prévisionnel sont détaillés. 

C’est LE livrable de cette mission, la roadmap achats, le graal que le client attend depuis le début, qu’il aurait aimé avoir en deux jours mais qu’il est ravi d’avoir à ce moment là parce qu’il sait de quoi on parle et comment nous en sommes arrivés à ces propositions. 

5. Mise en œuvre

Une fois la feuille de route validée, il faut passer à l’action. 

Activation des optimisations !

• Pour les contrats gérés en local deux axes ont été validés.

a. Sur certains sujets, comme le nettoyage, la notion de prestataire local est importante.

Il convient donc de laisser la main aux agences et de leur donner toutes les billes pour gagner du temps mais aussi bien négocier leurs contrats. 

Dans ce cadre là, un cahier des charges et un clausier type sont rédigés et adressés à chaque agence. Une visio d’une heure pour expliquer les usages du milieu est dispensée. Désormais les directeurs d’agences savent comment négocier un contrat de ménage ! Des prix cibles sont aussi communiqués et un annuaire avec des prestataires nationaux avec maillage local est établi. 

b. Pour les prestations “génériques” comme la télésurveillance, un accord national est négocié suite à un appel d’offres, chaque agence y adhère à la fin de son contrat en cours. Il en sera de même pour les copieurs et imprimantes. 

• Pour les “petites dépenses” non stratégiques, chronophages et dispersées comme les téléphones et les voitures. Une remise à plat des besoins est effectuée, après la rédaction du cahier des charges, l’appel d’offres est mené et un fournisseur par marché est référencé au national. 

Le sujet remonte au siège, il faut faire un peu de pédagogie car certains peuvent le percevoir comme une perte de responsabilités mais c’est globalement un soulagement pour les équipes opérationnelles. 

Pour la flotte véhicules, un catalogue est mis en place, des procédures sont rédigées. Les commandes sont simplifiées, la gestion des doléances collaborateurs allégées et les coûts réduits de 30% ! 

6. Mesure des résultats 

Une fois que toutes les optimisations ont été lancées, il faut mesurer les résultats. 

Dans l’exemple ci dessus c’est assez simple, nous comparons le volume d’achats N-1 à N. 

Dans le cas présenté nous sommes sur un peu plus de 30% d’économies financières ! 

Le gain de temps n’est pas mesuré, mais il est bien palpable, toutes les équipes le disent et le ressentent chaque jour. 

 

Pour plus de renseignements, si vous souhaitez un devis pour un audit achats de votre organisation,

c’est par ici 👉 contact Up’timise.